تسجيل الواقعات 
 1ـ شهادات الولادة
 تقوم القنصلية استناداً إلى المادة الخامسة من قانون تسجيل الولادات والوفيات المرقم
(148) لسنة 1971 المعدل بتسجيل واقعة الولادة وإصدار شهادة الولادة اللازمة بذلك ويتم ذلك بالاستناد إلى شهادة الولادة الأجنبية المصادق عليها من الجهات المختصة في ذلك البلد ومنها وزارة الخارجية وتكون بأربع نسخ  :
 أ ـ النسخة الأولى : نسخة دائرة الأحوال المدنية.
ب ـ النسخة الثانية : نسخة الى ذوي العلاقة.
 ج ـ النسخة الثالثة : نسخة وزارة الصحة / دائرة الأحصاء الصحي والحياتي/الحاسبة الالكترونية.
 د ـ النسخة الرابعة : تحتفظ بها الشعبة القنصلية.
تسلم نسخة ذوي العلاقة لصاحب.

 الإجراءات العملية المطلوبة 

1 ـ أن يحضر إلى القنصلية والد الطفل وإذا تعذر حضوره فيجب أن يكون من جمــلة المستمسكات المطلوبة عقد الزواج المصدق من المحاكم الالمانية وترجمته العربية وكذلك مصدق من الخارجية الالمانية اما عقد الزواج العراقي فيكون بالنسخة الاصلية ومصدق من الجهات العراقية ومن دائرة التصديقات في وزارة الخارجية للتثبت من أبوة الطفل

( ربما أن والد الطفل لا يقبل أن يسجل الطفل باسمه) .
2ـ أن تقوم الشعبة القنصلية بتدوين كافة المعلومات المطلوبة في نموذج شهادة الولادة .
3ـ أن معلومات الأحوال المدنية تنقل من هوية الأحوال المدنية لوالده ( كالصحيفة  السجل ـ دائرة الأحوال ـ المحافظة) وإذا تعذر ذلك فيتم إملاؤها استناداً الــــى معلومات يقدمها والده. 
4 ـ تدوين العمر للام في ساعة حدوث الولادة وليس تاريخ تنظيم الشهادة.

ملاحظة:-عند ولادة طفل عراقي في الخارج يقدم ذووه الى البعثة بيان الولادة الصادر من الجهة في ذلك البلد الذي حدثت فيه الولادة مصدقة من الجهات المختصة فيها خلال شهرين من تاريخ الولادة واذا تأخروا عن ذلك فأن عليهم تقديم غرامة مالية .

ب : حجة الولادة
 وهي قرار صادر من محكمة الأحوال الشخصية تمثل شهادة ولادة للأطفال أو الأشخاص
الذين لم تصدر لهم شهادة من جهة رسمية مخولة أثناء ولادتهم لكونهم لم يولدوا عند جهة مخولة بتنظيم شهادة الولادة مثلاً ( داخل مستشفى ـ أو عند قابلة مأذونة ) او اســـباب اخرى . وحجة الولادة ليست من صلاحية القنصل لكونها حصرياً من اختصاص القضـاء ولا يستطيع القنصل إصدارها إلا بعد تخويله من قاضي الأحوال المدنية وفيها كثير من التعقيدات لا مجال للتطرق اليها.

2 : شهادة الوفاة
تسجل القنصلية واقعة الوفاة في شهادة عراقية تصدرها استناداً إلى المادة العاشرة من قانون تسجيل الولادات والوفيات وتصدر استناداً إلى شهادة الوفاة المصدقة من قبل الجهات المختصة في منطقة عمل البعثة (وزارة الصحة ووزارة الخارجية). ويقوم القسم القنصلي بتدوين المعلومات في كافة حقول الشهادة والمعلومات المدونة من مستمسكات عراقية مثل  (جواز السفر العراقي ـ هوية الأحوال المدنية ) ولا تصدر شهادة الوفاة لشخص غير عراقي. تصدر شهادة الوفاة بأربع نسخ هي:- 
نسخة الأحوال المدنية ـ نسخة ذوي العلاقة ـ نسخة وزارة الصحة / دائرة الأحصاء الصحي والحياتي ـ نسخة الشعبة القنصلية.
 تسلم نسخة ذوي العلاقة لذوي المتوفي وترسل نسختي الحاسبة الالكترونية ودائرة الاحوال المدنية الى وزارة الصحة / دائرة الاحصاء الصحي والحياتي /الحاسبة وان الحقول التي تتضمنها الشهادة والخاصة بالقسـم القنصلي هي :-
تاريخ إصدار شهادة الوفاة_ختمها بختم الدائرة القنصلية_ذكر أسم وتوقيـــع القنصل مع ملاحظة أن كل شهادة وفاة يجب ان تتضمن ما يلي :- 
اسم المتوفي - تاريخ ولادته - جنسيته - تاريخ وفاته - سبب وفاته - مكان الوفاة
وشهادة الوفاة ضرورية لعائلة المتوفي لغـرض تسجيلها في قيود الأحوال المدنية وقضايا الإرث والتركات. ويجب أن تسلم الشهادة للعائلة لتسجيلها في سجلات الأحوال المدنية تلك.

3 ـ   تسجيل الزواج
 واقعة الزواج تسجل في سجلات الأحوال المدنية إلا أن دور القنصلية فيها دور غـير رئيسي إذ أن القنصلية لا يحق لها عقد الزواج ودورها يقتصر على تصديق عقد الـزواج بعد أن يتم إجراؤه أمام الجهات المختصة ، ويصادق العقد من وزارة الخارجية للبلد الذي تم فيه عقد الزواج ولغرض تسجيله في دائرة الأحوال المدنية يقوم الزوج بإجراء ما يلي:

1 ـ تصديق عقد الزواج في وزارة الخارجية العراقية / الدائرة القنصلية /قسم التصديقات.
2 ـ تصديق صورة هوية الأحوال المدنية للزوج والزوجة.
3 ـ إرسال عقد الزواج ( مع النسخة الأصلية المصدقة ) مع صورة هوية الأحوال المدنية للزوج والزوجة إلى دائرة الأحوال المدنية التي أصدرت هوية الأحوال المدنية للزوج لتأشير واقعة الزواج للزوج والزوجة وفتح صفحة جديدة للزوجين مسـتقلة عـن العـائلة ، وهذه المستمسكات ترسل مرفقة بطلب من الزوج إلى مديرية شؤون الأحوال المدنية.
4ـ لا يمكن للقنصلية تزويد المواطن العراقي بتاييد كونه أعزبا سواء كان رجلا أم امرأة إلا بعد تقديم صورة قيد من دائرة الاحوال المدنية خلال فترة اصدار التأييد ولا يتجاوز وقت اصدارها شتة اشهر . 

                            هوية الاحوال المدنية وشهادة الجنسية
1 ـ كيف يحصل المواطن على هوية الأحوال المدنية
تقوم البعثة القنصلية بتنظيم المعاملات الخاصة بطالبي الحصول علي هوية الأحوال المدنية وإرسال المعاملة إلى المديرية العامة للسفر والجنسية/ دائرة الأحوال المدنية وفق الخطوات التالية :-
 1ـ يقدم المواطن طلبا إلى البعثة يذكر فيه حاجته إلى هوية الأحوال المدنية .
2 ـ يرفق مع الطلب الاستمارة الخاصة بالطلب النسخة الاصلية وليست المستنسخة المرفقة ويستخدم هذا النموذج للحصول على هوية لأول مرة أو لتجديدها أو للحصول على بدل تالف ويختم النموذج بختم القنصلية المدور. 
4 ـ  يتم أملاء الاستمارة  أعلاه من قبل رب الأسرة أو ربة الاسرة أو صاحب القيـد أوالوصي أو الولي أو القيم أو الوكيل القانوني وبتوقيعهم الصريح حيث أن محتوياتها تعد بمثابة اقرار شخصي لصحة ما ورد فيها.
 وتتضمن الاستمارة تدوين المعلومات التالية :-
 رقم السجل والصفحة واسم الدائرة والمحافظة التي يقع فيها القيد وحسب أحصاء عــام1957 والاوصاف المميزة كاملة واسماء من يروم صاحب الطلب منحهم البطاقة الشخصية . ويوقع صاحب الطلب ودرج اسمه الثلاثي وتدوين عنوانه في الحقل المخصص لذلك.
5 ـ ترفق مع الطلب صورتان حديثتان قياس ( 3×3 سم) تلصق واحدة على الاستمارة ويوضع ختم القنصلية عليها وترفق معها الصورة الثانية .
6 ـ في حالة طلب هوية بدل فاقد يقوم القنصل بتدوين إفادة صاحب الطلب إضافة إلى ما ذكر أعلاه ، وتتضمن الافادة الاجابة عن ثلاثة أسئلة وهي ( أين تعتقد مكان فقدان الهوية  متى فقدت الهوية ـ كيف فقدت الهوية الشخصية ) ويتم توقيع الإفادة من قبل صاحب الطلب والقنصل وتختم بختم القنصلية. 
6 ـ ترفق مع الطلب اي وثيقة رسمية تؤيد شخصية مقدم الطلب..
7 ـ بأمكان المواطن وفي حالة رغبته بذلك تخويل احد الاشخاص داخل العراق

( وكالــة خاصة) لمراجعة دائرة الاحوال المدنية لغرض المتابعة وتسريع انجاز المعـــــاملة.
9ـ  تتولى دائرة الجنسية والاحوال المدنية المختصة تدقيق المعلومات ومن ثم تنظيم البطاقة الشخصية استناداً الى قيد عام 1957 . وفي حال طلبت السلطات الالمانية صحة صدور هوية الاحوال يراجع المواطن الى القسم القنصلي ويقدم طلبا بذلك ليتم مفاتحة الجهات المعنية وارسال نسخة ملونة مع اصل الطلب لاثبات صحة صدورها وفي حال تاكيد السلطات العراقية لصحة الهوية يتم تزويد المواطن بتأييد للسلطات الالمانية التي طلبت منه ذلك .

ملاحظة :

ان القسم القنصلي في السفارة ينظم وكالات خاصة بذلك وترفق مع الاستمارة ويمكن ان يقدم المواطن للوكالة الخاصة من دون استمارة في حالة عدم وجودها .

2 طلب الحصول على شهادة الجنسية
 بعض المواطنين العراقيين الموجودين خارج العراق لا يملكون شهادة الجنسية ويحتاجونها في حياتهم من خلال كثرة المعاملات. ولغرض تسهيل مهمة حصول هؤلاء على ذلك يتبع القنصل الإجراءات التالية ويقوم بإرسالها رفقة كتاب إلى المديرية العامـة للسفر والجنسية/ دائرة شؤون الجنسية. 
 التعليمات الخاصة بأصدار شهادة الجنسية :-
1 ـ يقوم المواطن بتقديم طلب إلى القنصل يطلب فيه الحصول على شهادة الجنسيــة.
2 ـ أملاء تصريح طلب الحصول على شهادة الجنسية  استمارة رقم (1) المرفقة النسـخة الاصلية وليست المستنسخة وإلصاق صورة لصاحب الطلب عليها وتختم الصورة بختـم القنصلية وتثبيت بصمة الابهام الايسر لصاحب الطلب وبصمة ابهام والده ويؤيد القنصـل صحة المعلومات في التصريح ويوقع من قبله ويختم بالختم القنصلي في المكان المخصص لذلك.
3 . ارفاق صورة حديثة وملونة عدد (4) لكل فرد يطلب الحصول على شهادة الجنسية.
4. ترسل نسخة من شهادة جنسية الاب والام وهوية الاحوال المدنية لهما وعقد الزواج لوالده ووالدته مصدقا وبيانات الولادة وتؤيد من قبل القنصل بكونها طبق الاصل وتختم وتوقع من قبله.   
5 . ارسال نسخة مصورة من جواز السفر لطالب الشهادة ووالده ووالدته مصدّقة بالختـم القنصلي بكونها طبق الاصل.
6 . تدوين أفادة والد او والدة صاحب الطلب معززة بأفادة الشاهدين المثبتة في التصريح  لغرض ربط الصلة بين صاحب الطلب ووالده ووالدته وتوقع وتختم الافادة من قبل القنصل.
7 .  يستوفى مبلغ 2 يورو كرسم لاصدار الشهادة .

8 . تخويل احد الاقرباء من ذوي اصحاب المعاملة الموجودين في العراق بمراجعة مديرية شؤون الجنسية لاكمال الاجراءات القانونية داخل العراق ومن ثم يصار الى اصدار شهادة الجنسية العراقية وارسالها الى وزارة الخارجية لتقوم بتسليمها لصاحبها.

                              معاملات عدم المحكومية

 كيفية الحصول على شهادة عدم محكوميه ( حسن سلوك )
 لأجل مساعدة المواطنين العراقيين المقيمين في الخارج أو العرب أو الأجانب ممن سبق لهم الإقامة في العراق الحصول على شهادة عدم محكومية تتبع الخطوات التالية :
 1. تقديم طلب الحصول على الشهادة إلى القنصل أو من يخوله .

 2.تدوين كافة المعلومات.
 3. تدوين طبعات اصابع صاحب الشهادة وبشكل واضح.

 4.ارفاق نسخة مصورة من جواز سفر طالب الشهادة .
 5. إرفاق صورة شخصية حديثة ملونة عدد 4   .
 6.يستوفى ما يعادل 10 الاف دينار عراقي بالعملة الصعبة كرسم لاصدار الشهادة  

 7.ارسال ما ورد في الفقرات اعلاه صحبة كتاب من البعثة الى مديرية تحقيق الادلة الجنائية ونسخة منه الى وزارة الخارجية / الدائرة القنصلية لغرض الاطلاع والمتابعة . من ثم يصار الى أصدار الشهادة واعادتها الى البعثة بنفس الطريقة التي وردت فيـها .  
8. ضرورة تدوين اسم طالب الشهادة باللغة الأجنبية ليكون مطابقاً مع جواز سفـره .  

يرجى ملاحظة ما يلي : 
1.  ان نموذج الشهادة الذي يمنح للمذكورين هو ذات النموذج الذي يمنح للعراقيين أو  العرب او الاجانب الذين سبق لهم الاقامة في العراق.
2. لا حاجة للمصادقة على هذه الشهادة من قبل وزارة الداخلية بعد أن يتم اصدارها.
3. وضع الابهام الأيسر للمواطن قبل تسليم الشهادة في الحقل المخصص لذلك من قبل الموظف المختص. 
4 . يستخدم الحبر الاسود وليس الازرق عند اخذ طبعات الاصابع.

تسفير المعوزين العراقيين
 يقصد بتسفير المعوزين وهم المواطنون العراقيون الذين قد حلت بهم مصيبة معينة ففقدوا جوازات سفرهم أو نفد ما لديهم من نقود ويودون العودة الى العراق. بالرغم من أن البعثة هي المسؤولة عن معالجة أوضاع المواطنين في الخارج في مثل هذه الحالات إلا أنه فـي الوقت الحاضر لا يوجد باب تخصيص معين تستطيع السفارة الصرف منه لتسفيرالمعوزين إلا أنه بإمكان السفارة القيام بما يلي :-

1. بعد أن تتأكد من المعوز من خلال تقديمه ما يثبت انه عراقي ( هوية الأحوال المدنيـة شهادة الجنسية ـ صورة جواز سفره المفقود) تبرق البعثة إلى الدائرة القنصلية في مركـز الوزارة تعلمها بالمعلومات وتطلب الموافقة على إصدار جواز سفر له.
2. تزويد وزارة الخارجية بالمعلومات الكافية عن عنوان ذويه داخل القطـر لغرض حضورهم إلى الوزارة وتسديد قيمة تذكرة السفر أو أية مصاريف أخرى بعـد أن تكون القنصلية قد حددت مقدارها. 
3. تستلم الوزارة المبلغ ( الذي حددته السفارة ) من ذوي المواطن وتبرق إلى السفارة لقطع تذكرة السفر وأية مصاريف أخرى وإرسالها مع حسابات السفارة إلى الوزارة لتسوية المصاريف (على أن تكون المبالغ مقدرة على أساس الأسعار بالعملة الصعبة) .
4. عند تلقي السفارة البرقية تقوم بقطع تذكرة سفر وتسفير المعوز.

شهادة الحياة
1.  يحتاج المواطن العراقي المتقاعد المقيم خارج العراق في بداية كل سنة إلى تأييد يبعثه إلى دائرة التقاعد. لذلك يتطلب من القنصل إصدار شهادة الحياة ويقوم بإملائه بكافة فقراته ومن الشروط التي يجب على القنصل الالتزام بها هو حضور المتقاعد شخصياً والتعرف عليه لأن هذه الوثيقة هي تأييد صحة حياة المتقاعد فحضوره ضروري وواجب لكي يكتمل عنصر أساسي في التأييد . 
2. يوقع القنصل ويختم الشهادة بختم القنصلية مع تدوين أسم القنصل. 
3. تسلم شهادة الحياة بيد المتقاعد ليتولى إرسالها إلى الجهة ذات العلاقة . 
4. تتم مصادقة الشهادة داخل العراق من قبل قسم التصديقات في الدائرة القنصلية في ديوان الوزارة.

موافقات دخول الجثمان الى العراق
 في كثير من الأحيان يرغب ذوو المتوفين سواء كانوا عراقيين أو مسلمين من جنسيات أخرى أن يدفن موتاهم في العراق أما لقربهم من عوائلهم أو لمعتقدات دينية أو مذهبية. وفي كل الحالات تقوم الشعبة القنصلية بالإجراءات التالية :-
1. بعد تلقي الشعبة القنصلية نبأ الوفاة ورغبة ذوي المتوفي دفنه داخل القطر تطلب شهادة الوفاة مصدقة من الجهات المختصة مع الوثائق العراقية الخاصة بالمتوفي .
2.  ترسل البعثة برقية إلى الدائرة القنصلية في ديوان وزارة الخارجية تطلب فيها الموافقة على دخول الجثمان على أن تتضمن البرقية المعلومات التالية : اسم المتوفي جنسية المتوفي مواليد المتوفي تاريخ الوفاة سبب الوفاة. 
3. عند ورود جواب المركز بالموافقة ( بعد استحصال موافقة وزارة الصحة ) تقوم البعثة بالإجراءات التالية :
 أ ـ تصديق شهادة الوفاة للأجنبي وتسليمها لذويه وتصديق شهادة الوفاة للعراقي وإصدار شهادة وفاة عراقية وتسليمها لذويه.
ب ـ استحصال رسم دخول جثمان غير العراقي الى العراق.
ج ـ إعداد كتاب تسهيل مهمة دخول الجثمان إلى السلطات الصحية المختصة في نقاط الحدود أو المطارات.

 د ـ حضور القنصل أو من يخوله إلى مكان وجود الجثمان لغرض ختم التابوت بالشمع الأحمر بعد ملاحظة الجثمان داخل التابوت وبعد إغلاق التابوت ( يختم الشمع في نقاط فتح باب التابوت ) .
4. اذا تعذر نقل الجثمان لاي سبب كان في حينه فلا يجوز اخراج الجثمان من القبر ونقله الى العراق الا بعد مرور سنة من تاريخ الدفن وحسب قانون الصحة العامة.

جوازات السفر

إصدار الجوازات 
جواز السفر هو المستند الذي تصدره الدولة لمواطنيها لغرض السفر إلى خارج البلد. ولأجل ديمومته واستمرار نفاذه تجدد الجوازات أو تمدد ، وقد يفقد المواطن جواز السفر فيصدر له جواز سفر جديد .
 أولاً : بعض تعليمات الإصدار 
1 . يصدر جواز السفر العراقي بعد التأكد من الرعوية العراقية للشخص من خلال تقديمه شهادة الجنسية وهوية الأحوال المدنية ( الأصلية ) بغض النظر عما إذا كان لديه جواز سفر أجنبي ، وحاليا تصدر الجوازات من الفئة ( A ) عن طريق ارسال رسالة وفيها طلب مقدم للقنصل بخصوص الحصول على جواز سفر وارسال الوثائق العراقية هوية الاحوال ثاصلية وغير تالفة ، وتكون هوية الاحوال المدنية بتاريخ لا يتعدى السنوات العشر الاخيرة.

2. يدرس طلب المواطن وتفحص الوثائق من قبل لجنة مختصة ويخاطب المواطن إما بالحضور للسفارة لملء الاستمارة الخاصة والتبصيم عليها او يخاطب في حالة وجود نقص في الوثائق او تلفهما او لاي سبب اخر .

3 ـ يرسل المواطن ظرفا مع الطوابع داخل الرسالة لاعادة الوثائق اليه في حال وجود اشكال في الوثائق .

4 . في حالة تقديم الجواز للاطفال فيجب ان يقدم للطفل هوية احوال مدنية اصلية واذا كان عمره أقل من 16 سنة فيمكن الاعتماد على شهادة جنسية والده ، اما اذا تجاوز هذا العمر فلابد من حصوله على شهادة الجنسية العراقية .

ثانياً : تعليمات عامة بخصوص جوازات السفر
1. أعفاء الطلبة العراقيين المستمرين في الدراسة في الخارج وعوائلهم من جميع رسوم القنصلية بعد تقديمهم كتاب يؤيد استمرارهم على الدراسة مصدقاً من وزارة الخارجية والتعليم او التربية في الدولة المعتمدة فيها البعثة في حالة عدم وجود دائرة ثقافية في البعثة و بخلافه يعتمد التأييد الصادر عنها.
4. يبلغ صاحب الطلب في حالة عدم توفر الوثائق اعلاه لديه ان بأمكان ذويه في العراق تقديم المستمسكات الاصلية المطلوبة الى الدائرة القنصلية في مركز الوزارة لتأييد رعويته العراقية وابلاغ البعثة المعنية بذلك.
5. لا يجوز اصدار جواز السفر استناداً الى هوية الاحوال فقط دون شهادة الجنسية. 
6. ان قانون الجنسية الجديد رقم (26) لسنة 2006 و في المادة (10) اولاً يجيز ازدواجية الجنسية لذا لا مانع من حصول المواطن على جواز سفر عراقي رغم اكتسابه جنسية أجنبية ما لم يعلن تحريرياً تخليه عن الجنسية العراقية .
7. يجب على كل متقدم الحصول على جواز سفر الحضور شخصياً الى البعثة وعلى الموظف القنصلي ان يتأكد بأن الشخص الحاضر أمامه والصور الشخصية والوثائق المقدمة متطابقة واصولية وصحيحة.

ثالثا ً: تعليمات اصدار وتمديد الجوازات العراقية النافذة
1. جواز السفر الطبعة ( م ) الصادر عام 1990
 تقرر ايقاف العمل بهذه الطبعة اعتباراً 1/1/2007
 2. جوازات السفر الطبعة ( ن ) الصادر عام 1996 
تقرر إيقاف العمل بهذا الجواز اعتباراً من 1/1/2008

 

رابعاً :  تعليمات اصدار جواز السفر الالكتروني ( A ) 
1.  مدة نفاذ هذه الجوازات 8 سنوات و لايجوز تمديدها او الاضافة عليها.
2. تصدر هذه الجوازات في داخل العراق ( حصراً  )
3 .  متطلبات اصدار جواز من الطبعة ( A)
 أ . ملىء المعلومات الواردة في استمارة طلب الحصول على جواز السفر بكل دقة و باللغتين العربية و الانكليزية .
 ب. التوقيع في المربع الايمن ووضع بصمة الابهام في المربع الايسر.
 

ملاحظة :

1. إذا كان مقدم الطلب قاصراً أو امرأة متزوجة عمرها دون (45) سنة يتم تنظم الحقل ما قبل الأخير من الاستمارة الخاصة بجواز السفر و التوقيع عليها من قبل ولي الامر. 
2. لا يتم تنظيم معاملة جواز سفر للقاصرين إلا بموافقة خطية من الأب توقع أمام القنصل مع بصمة أبهامه.
3. مدة نفاذية هذه الجوازات ثماني سنوات ولا يجوز تمديدها او الاضافة عليها .

خامسا : صحة صدور الجوازات

يلجأ المواطن أحيانا الى اصدار جواز السفر بشكل مباشر من العراق من دون الرجوع الى القسم القنصلي في السفارة أو القنصلية العامة ، ويطالب من قبل الجهات الالمانية بصحة صدور الجواز ولهذا فعليه الآتي :

1 ـ تقديم طلب الجهات الألمانية في حالى طلبها أو تقديم طلب خطي للقنصل بذلك .

2 . حضور صاحب العلاقة شخصيا .

3 . احضار المستمسكات العراقية الأصلية التي أصدر على ضوئها الجواز ( هوية الأحوال وشهادة الجنسية ) .

4 . ترسل نسخة ملونة من الجواز والمستمسكات العراقية لغرض طلب صحة صدورها .

                                     فقدان الجوازات
 قد يتعرض المواطنون إلى سرقة جوازاتهم او فقدانها أثناء وجودهم خارج العراق
ولغرض معالجة هذه الحالة تتبع الإجراءات التالية :-
1. تقديم طلب للقنصل بفقدان الجواز ويجري تدوين أقوال صاحب الشأن أمام القنصل عن كيفية ومكان وزمان فقدان الجواز .

2 . يقدم صاحب الشأن البلاغ الرسمي الذي قدمه للشرطة الالمانية عند فقدان الجواز ويترجم مع المصادقات القانونية .  
3. يقدم طالب الجواز الوثائق التي تثبت رعويته .

4 . يقوم صاحب الطلب بنشر فقدان الجواز في الجريدة الرسمية ويحضر معه نسخة من صفحة الاعلان .

5. يخاطب القسم القنصلي بعد أخذ افادة المواطن الوزارة بذلك .

6 . على المواطن احضار نسخة من الجواز أو ان لم يستطع فمعلومات عن الجواز مثل تاريخ صدوره ورقمه ومكان الاصدار .

7. بحسب القانون العراقي فان من فقد الجواز يمنع من الحصول على جواز جديد لمدة عام من تاريخ تبيلغ وزارة الداخلية العراقية بذلك ، ولذلك ننبه المواطنين هنا الى ضرورة الحفاظ على الجواز باعتباره الويقة الرسمية الاكثر اهمية في الخارج وأن التبعات القانونية بسبب فقدان يتحملها المواطن فقط ، ووجب عليه أن يكون حريصا أشد الحرص عليه ، وهو جزء من واجبه الوطني والاخلاقي .

                            السمــــــــــات

تعليمات منح السمـات
على حامل السمة أن يدخل العراق من المنافذ الرسمية التي تحددها السلطات الحكومية المختصة سواء بالطرق البرية أو البحرية أو الجوية وأن يكون جواز سفره أو وثيقة سفره نافذة المفعول وتخول حاملها حق العودة إلى البلد الذي صدرت منه الوثيقة او بلد اخر.
 لا تمنح السمة إلا بموافقة مركز الوزارة بعد ملء استمارة الحصول على السمة من قبل طالب السمة وتدقق من قبل القنصل وترسل إلى مركز الوزارة والذي بدوره يقوم بمفاتحة وزارة الداخلية / دائرة الإقامة لأستحصال الموافقة على منح السمة، ثم تقوم الدائرة القنصلية بإبلاغ السفارة بالنتيجة حال ورودها من دائرة الإقامة سلباً أو إيجاباً عدا الحالات أدناه التي بأمكان البعثة منحها دون الرجوع الى المركز :-
1. الاجنبيات زوجات العراقيين وبعد تقديم ما يثبت ذلك .
2.  الاجانب الذين هم من أصول عراقية بعد تقديمهم ما يثبت ذلك ( صوة هوية احوال، شهادة جنسية.)
3. الطلبة الاجانب الدارسين في العراق على اساس التبادل الثقافي وبعد تقديمهم ما يؤيد قبولهم أو استمرارهم على الدراسة في الجامعات والمعاهد والمدارس العراقية  .
4. الدبلوماسيون والاداريون المعتمدون في العراق وعلى اساس المعاملة بالمثل وكذلك العاملون في البعثات والمنظمات الدولية العاملة في العراق وعوائلهم وكذلك الوفود الرسمية على أن يتم ابلاغ دائرة المراسم او الدائرة المعنية بموعد وصولهم واسباب الزيارة . 
5. المولودون في العراق بعد تقديم ما يثبت ذلك.
6. مفاتحة الدائرة الصحفية في مركز الـوزارة عن الصحفيين والإعلاميين الراغبين بـزيارة العراق لتلقي التوجيه ولكل حالة على حدة مع ذكر تفاصيل أسمائهم وجنسياتهم وجوازات سفرهم والجهة التي يعملون معها.
7. في غير الحالات المشار اليها اعلاه ترسل الطلبات الى وزارة الخارجية /الدائرة القنصلية وبدورها الى مديرية الاقامة لاستكمال تحقق الشروط القانونية لمنح السمة واستحصال الموافقات الاصولية.

متطلبات طلب السمة
يجب توافر الشروط التالية في طلب السمة :-
1. أن يحمل جواز سفر نافذ لفترة ستة أشهر كحد أدنى .
2. ملأ استمارة طلب السمة مع صورة شخصية .
3. أن يكون قادراً على تغطية تكاليف معيشته خلال مدة بقائـه في العراق بالنسبة لحاملي جوازات السفر العادية .
4. عدم وجود مانع من دخوله أراضي جمهورية العراق لسبب يتعلق بالصحة العامة او الامن او الاداب العامة او الاقتصاد القومي .
5. أن يقدم سبباً مقنعاً للزيارة وحسب نوع السمة .
6. ان لايكون متهماً او محكوم عليه خارج العراق بجريمة يجوز تسليمه من اجلها .
7. ان لايكون قد صدر امر بابعاده من جمهورية العراق ولتحقيق ذلك يصار الى تدقيق سجلات الممنوعين من الدخول والمطلوبين .

8. وثيقة صحية تؤيد خلوه من الامراض السارية والمعدية .

9. صور عدد 2 ملونه .

10. على العراقي الذي يحمل جواز سفر اجنبي ان يقدم وثيقة عراقية لاثبات شخصيته ، وما يؤيد خلوه من الامراض السارية والمعدية ويملأ الاستمارة الخاصرة بالتاشيرة مع صور عدد 2 ، علما انه يعفى من رسم التاشيرة .

ملاحظات عامة لمنح السمات
1. عند وجود مانع من دخول اراضي جمهورية العراق لسبب يتعلق بالصحة العامة او الامن الوطني او الاداب العامة او الاقتصاد القومي يصار لمفاتحة الحهات العراقية المختصة للوقوف على رايها بشأن الموضوع.
2. عند منح سمة الدخول للاطفال دون سن الخامسة عشرة يطلب تقديم شهادة صحية تثبت تلقيحهم بلقاح شلل الاطفال بشكل كامل أي ما لايقل عن 5 جرع لقاح من شلل الاطفال الفموي.
3. استثناء العربيات المتزوجات من عراقيين من قرار منع دخول الرعايا العرب الى العراق بعد اثبات واقعة الزواج حسب الاصول.

4.السماح بدخول الرعايا العرب و الاجانب الذين لديهم اقامة مشروعة في العراق حصراً.
5. منح السمة الاضطرارية هي من صلاحية ضابط الاقامة الذي يعمل في مركز الاقامة الحدودي اذا اقتنع بالاسباب التي حالت دون حصوله على السمة (( يشمل الاشخاص المشمولين بصلاحية منح السمة من البعثة)) .
6. توجه المخاطبات الخاصة بشؤون سمات الدبلوماسيين الاجانب لدخول العراق(( منح سمات الدخول)) الى دائرة المراسم و تعطى نسخة الى الدائرة القنصلية للعلم.
7. يذكر عند منح السمة رقم وتاريخ كتاب الاقامة لامكان مطابقته مع الموافقة التي ترسل الى الاقامة والحدود .
8. ان السمة التي تنتهي فترة نفاذها لا يجوز تمديدها وانما يصار الى استحصال موافقة جديدة وبرسم جديد ، أما في الحالات الاستثنائية كغلق الحدود  فأن مركز الاقامة والجوازات في المنفذ الحدودي سيشرح الحالة على السمة ويسمح لهم بالدخول دون تمديد او استحصال موافقة جديدة وعلى ان لا يتعدى سبعة ايام من اعادة فتح المنفذ .

                                  التصديقات

 إجراءات التصديق على صحة الختم
 تقوم البعثات والقنصليات بالتصديق على المستندات والوثائق العراقية والأجنبية، ويتم ذلك بالاستناد إلى قانون تصديق التواقيع على المستندات والوثائق العراقية والأجنبية رقم (52 ) لسنة 1970 وتعديلاته حيث يعمل بالوكالات والمستندات داخل العراق الموقع عليها في بلد أجنبي والمنظمة وفق القانون إذا أيدها القنصل العراقي أو من يقوم مقامه نيابةً عن العراق .
 ومن ذلك :
1. تصديق صحة الختم والتوقيع سواء كان ذلك لمؤسسات أو أفراد .
2. شهادة المنشأ والقوائم التجارية . 
3. شهادات التخرج أو الوثائق الدراسية المختلفة .
 ملاحظات عامة عن التصديقات:-
 (1) يجب ان تكون الوثيقة او الشهادة صادرة عن جهة اجنبية مصدقة من قبل وزارة خارجية البلد الذي صدرت عنه الوثيقة او الشهادة لكي تصادق عليها البعثة ومن ثم من قبل قسم التصديقات في الدائرة القنصلية .
 (2)  إن تصديق شهادة المنشأ والقوائم التجارية ينصب أيضاً على مضمونها إضافة إلى صحة الختم .
(3) يكون تصديق الشهادة الجامعية أو شهادة المعهد بعد تصديق وزارة الخارجية (إذا كان  طالب التصديق عراقياً) مع مراعاة كون المعهد أو الجامعة معترف بـها بالعراق .
(4)  ترسل نماذج تواقيع المخولين بالتوقيع سواء من وزارة خارجية البلد المعني أو غرفة  التجارة إلى السفارة سنوياً أو كلما جرى تغيير عليها. ويجب أن يدقق الختم والتوقيع ومطابقته بدقة وكذلك ترسل الى بعثاتنا نماذج تواقيع المخولين في قسم التصديقات في الدائرة القنصلية سنوياً وكلما جرى تغير عليها .
(5) لا يجوز التصديق على الوثائق والقوائم والشهادات وما شابـهها الصادرة من داخل العراق إلا إذا كانت مصدقة من قسم التصديقات في الدائرة القنصلية بوزارة الخارجية وموقعٌ عليها من قبل الأشخاص المخوليين حصراً ومختومة بشكل أصولي .
(6) يستوفى عن تصديق الوثائق والمستندات رسوماً محددة.

(8) في حالة عدم وجود بعثة عراقية في البلد المعني فبالامكان تصديق الوثيقة من بعثة ذلك البلد في العراق ثم يصادق عليها من قبل قسم التصديقات في الدائرة القنصلية .
(9) في حالة عدم وجود بعثة عراقية في البلد الذي صدرت منه الوثيقة وكذلك عدم وجود بعثة لذلك البلد في العراق فبالامكان تصديق الوثيقة او الشهادة في بلد أ خر توجد فيه بعثة لذلك البلد وبعثة عراقية لكي يصادق عليها من قبل البعثتين ومن ثم تصّدق من قبل قسم التصديقات في الدائرة القنصلية . 

التوكيلات القضائية

 إصدار الوكالات العامة والخاصة
تحتاج أعداد كبيرة من المواطنين المقيمين في الخارج إلى منح وكالات سواء عامة أو خاصة إلى أشخاص لغرض استخدامها داخل العراق وعلى القنصل مراعاة ما يلي :

1.  لا يمكن إصدار وكالة إلا للمواطن العراقي الذي لا زال يحتفظ بمستمسكاته العراقية .
2. أن الوكالات على نوعين :  
أ ـ الوكالة العامة : وهي الوكالة التي تخول الشخص الذي تمنح له حق التصرف بكافة الممتلكات الخاصة بالموكل. لذلك فأن منحها يجب أن يكون بشكل دقيق. وهذه الوكالة لا ينتهي مفعولها إلا بإلغاءها عن طريق الموكل، وهي مهمة جدا وعليه لابد من ان يقدم هوية الاحوال وشهادة الجنسية وجواز السفر النسخ الاصلية امام القنصل ولا يجوز اصدار الوكالة العامة ، او الوكالة الخاصة بالبيع والشراء بالوثائق المستنسخة نهائيا . وعلى الموكل ان يحضر ثلاث صور جديدة له وللوكيل .

 ب ـ الوكالة الخاصة : وهي الوكالة التي تمنح لغرض انجاز مهمة معينة أو انجاز عمل معين وتنتهي بانتهاء موضوعها ، وفي حالة وكالات خاصة بالبيع يجب ان يكون هناك القسام الشرعي والطابو وكل ويثقة اخرى تدل على الملكية مع هوية الاحوال الاصلية وشهادة الجنسية الاصلية وجواز السفر . وعلى الموكل ان يحضر ثلاث صور جديدة له وللوكيل .
 ج ـ لكل من الوكالة العامة والخاصة رسم يستوفى عند التصديق عليها يختلف في مقداره من وكالة الى اخرى . 
3. تكون الوكالة بثلاث نسخ ويتم التوقيع عليها من قبل الموكل مباشرةً وتعطى النسخة الاولى لصاحب الوكالة وتلصق النسخة الثانية في سجل الوكالات والثالثة تحفظ في الاضبارة المختصة .

4. تثبيت الاسم الثلاثي للموكل وعنوانه الدائم ونوع الوثيقة العراقية التي يحملها(شهادة الجنسية العراقية وهوية الاحوال المدنية).
يجب الالتزام بما يلي :-
أ- يجب حضور الموكل امام القنصل والتأكد من شخصيته عند أصدار الوكالة .
ب- أدراج المعلومات الكاملة للموكل اعتماداً على شهادة الجنسية وهوية الاحوال على الوكالة وعدم الاعتماد على جواز السفر (يثبت رقم وتاريخ الاصدار لكل من شهادة الجنسية وهوية الاحوال على الوكالة ) حيث ان دوائر التسجيل العقاري تعتمد في اجراء معاملة الشراء على شهادة الجنسية ووهوية الاحوال لغرض مطابقتها مع ما هو مدرج في الوكالة .
جـ- يتم الصاق الصورة الشخصية للوكيل والموكل وتختم بالختم الرسمي للمذكورين .
 د- يجب أدراج رقم العقار كما في سند الملكية في حالة كون الوكالات خاصة .
هـ- يفضل ان يكون توقيع الموكل على وكالته باللغة العربية .
و- يفضل أرفاق نسخة من القسام الشرعي وسند الملكية .
ز- ترفق مع الوكالة شهادة حياة حديثة للموكل .

وكالات بيع المركبات:-
لغرض توثيق وكالة بيع المركبة أو استخدامها نيابة عن مالكها الشرعي يقتضي أن يثبت رقمها وسنة صنعها ولونها ورقم شاصيها ومحركها على ان تختم الوكالة من مديرية المرور المختصة / الحاسبة لكي تصبح سارية المفعول وتستخدم لذلك ثلاثة انواع من الوكالات ( المرفقة ضمن الوثائق الرسمية) وتختلف الواحدة منها عن الاخرى بحسب الغرض من الوكالة وهي تحمل نفس الشروط المقدمة على ان تثبت الملكية للمركبة .
أسقاط الوكالة العامة او الخاصة:-
ان عزل الوكيل وفق احكام القانون المدني يكون من قبل الموكل وان يكون ذلك بملاء النموذج رقم (1) الخاصبعزل الوكيل (انذار وعزل الوكيل) بصورة دقيقة اضافة الى ذلك يرسل النموذج رقم (2) الخاص بتبليغ الشخص المطلوب تبليغه (ورقة تبليغ وانذار )مثبت عليها الختم القنصلي واسم وتوقيع القنصل لغرض تبليغ الشخص المطلوب تبليغه من قبل وزارة العدل /دائرة كتاب العدول .
ترسل مع طلب عزل الوكيل صورة جواز سفر الموكل ويستوفى الرسم الخاص بطلب عزل الوكيل بما يعادل (350) دينار بالعملة الصعبة .

                                  دعاوى المحاكم

 أولاً : التبليغات القضائية 
تقوم البعثة بالإنابة عن الدوائر القضائية العراقية بإبلاغ ذوي الشأن بالدعاوى المقامة في المحاكم العراقية وذلك عن طريق إبلاغ المدعى عليه بموعد المرافعة في الدعوى فتتولى القنصلية ما يلي :
1. إذا كان الشخص ( المدعى عليه ) عراقي تقوم القنصلية باستدعائه وإبلاغه بالموعد المحدد و اخذ توقيعه على نموذج التبليغ وختم التبليغ والتوقيع عليه من قبل القنصل وإعادته. ويعتبر هذا التبليغ مهماً لإجراء المحاكمة أو إكمال إجراءات الدعوى .
2.  أو أن يقوم القنصل بإرفاق التبليغ القضائي بمذكرة إلى وزارة الخارجية المعنية لتقوم بنقله إلى الجهات القضائية المعنية لتبليغه وإعادته والمصادقة عليه وتحديد تاريخ التبليغ.
3.  إما إذا كان المدعى عليه شخصا غير عراقي فتقوم القنصلية بإبلاغ وزارة الخارجية والرجاء منها تبليغه وإعادته بعد المصادقة عليه ويحدد تاريخ التبليغ .

 ثانياً : تحليف اليمين : وهو أشبه بالتبليغ القضائي إذ يقوم القنصل باستدعاء الشخص المعني باليمين ويتلو القنصل نص اليمين على المواطن ويطلب منه ترديده لمرتين ثم بعد ذلك يتم تدوين عبارة (( أدى اليمين أمامي )) ويتم توقيعه من قبل القنصل ويختم بختم القنصلية ويوضع التاريخ ويعاد إلى الدائرة القنصلية بكتاب رسمي .

 ثـالثـاً : في بعض الأحيان تطلب وزارة الخارجية في البلد الذي توجد فيه البعثة تبليغ مواطنين عراقيين أو شركات عراقية بمواعيد قضائية فيتولى القنصل إرسال هذه التبليغات إلى وزارة الخارجية / الدائرة القنصلية . 

 

 

                                      أمــور عامــــة

بعض نصوص القوانين ذات الصلة
 أولاً : نصوص من قانون الولادات والوفيات
 قانون تسجيل الولادات والوفيات رقم 148 لسنة ( 1971 ) وتعديلاته
 المادة الخامسة :
1. على المكلف برعاية المولود خارج العراق ، أن يخبر القنصلية العراقية أو من يقوم مقامها أو السلطة الصحية المختصة في العراق بالولادة خلال ستين يوماً من تاريخ وقوعها   لإصدار الشهادة
2.  تصدر القنصلية العراقية أو من يقوم مقامها الشهادة بثلاث نسخ استناداً إلى شهادة الولادة الأجنبية المعترف بـها رسمياً من قبل البلد الذي حدثت فيه الولادة وترسل النسخة الاولى منها إلى دائرة الاحصاء الصحي والحياتي في وزارة الصحة وتسلم الثانية إلى ذوي العلاقة وتحتفظ بالثالثة لديها.
 المادة العاشرة 
1. عند حدوث وفاة خارج العراق فعلى أقارب المتوفي حتى الدرجة الرابعة وغيرهم مراجعة القنصلية العراقية أو من يقوم مقامها أو السلطة الصحية المختصة خلال خمسة وأربعون يوماً لتنظيم الشهادة .
2.  تصدر القنصلية العراقية أو من يقوم مقامها أو السلطة الصحية الشهادة بثلاث نسخ استناداً إلى شهادة الوفاة الأجنبية المعترف بـها من قبل البلد الذي حدثت فيه الوفاة مصادقاً عليها وعلى ترجمتها إن لم تكن باللغة العربية وفقاً لأحكام هذا القانون .
3.  ترسل القنصلية العراقية النسخة الاولى من الشهادة إلى مديرية الإحصاء في الوزارة وتسلم الثانية إلى ذوي العلاقة وتحتفظ بالثالثة وتمسك سجلاً خاصاً بها وتقوم مديرية الإحصاء بالوزارة بإرسال الشهادة إلى السلطة الصحية لتسجيلها في دائرة الأحوال المدنية

المادة الحادية والعشرون : الفقرة (2)
 لا يجوز تعديل أو تبديل المعلومات الواردة في شهادة الولادة أو الوفاة أو في السجلات الرسمية الخاصة بالولادات أو الوفيات أو إضافة الإيضاحات الناقصة إلا بالاستناد إلى حكم صادر من المحكمة المختصة مكتسب درجة البتات .